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Receber a notícia que seu CNPJ está inapto é assustador. De repente, você não consegue emitir notas fiscais, os clientes rejeitam seus recibos, e sua empresa fica “invisível” para o Fisco. Para médicos PJ, isso é desastroso: sem CNPJ ativo, você não consegue trabalhar.
A boa notícia? Um CNPJ inapto pode ser reativado – se você agir rápido e seguir os passos corretos.
Mas se deixar passar, pode chegar ao ponto de não ter reversão: o CNPJ baixado (cancelado) é permanente e exigirá abrir uma nova empresa do zero.
Neste guia, você vai aprender:
- O que significa CNPJ inapto (e qual a diferença de suspenso/cancelado)
- As principais causas de inaptidão para médicos PJ
- Como consultar se seu CNPJ está realmente inapto
- O passo a passo completo para reativar seu CNPJ
- Quanto custa e quanto tempo leva
- Como evitar que isso aconteça novamente
O que é CNPJ Inapto? Entenda as Diferenças
Antes de resolver o problema, é importante entender exatamente o que seu CNPJ está.
Situações Cadastrais do CNPJ
A Receita Federal classifica CNPJs em várias situações cadastrais. As principais são:
- CNPJ Ativo
- Situação normal e desejada
- Empresa está regularizada
- Pode emitir notas fiscais, contratar, participar de licitações
- Sem restrições
- CNPJ Suspenso
- Empresa tem alguma pendência temporária
- Problemas: atraso de impostos, falta de declaração única
- Pode ser revertido em até 90-95 dias se regularizado
- Ainda consegue em alguns casos emitir notas (depende do sistema)
Exemplo: Médico não enviou a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF) em um mês. Recebe notificação. Tem 90 dias para regularizar antes de virar inapto.
- CNPJ Inapto
- Situação mais grave que “suspenso”
- Significado: a Receita Federal declarou a empresa como incapaz de exercer atividade
- Causa principal: omissão de declarações por 2 anos consecutivos
- Mais difícil de reverter que suspenso
- Pode impedir completamente a atividade
- Se não reverter em ~5 anos, vira “baixado”
Exemplo: Médico não envia DCTF por 2 anos seguidos. Receita Federal marca como “Inapto”. Agora precisa regularizar 2 anos de atrasos, não apenas um mês.
- CNPJ Baixado ou Nulo (SEM VOLTA)
- Empresa está permanentemente encerrada perante Receita Federal
- Não há reversão: é final
- Cause principal: inaptidão não resolvida por ~5 anos
- Débitos podem ser transferidos para CPF do proprietário
- Será necessário abrir CNPJ novo
Exemplo: Médico tinha CNPJ inapto há 5 anos, nunca regularizou. Receita Federal “baixou de ofício”. CNPJ não existe mais legalmente.
Tabela Comparativa: Estados do CNPJ
| Estado | Significa | Reversível? | Prazo | Ação Necessária |
| Ativo | Normal | N/A | N/A | Manter em dia |
| Suspenso | Pendência temporária | Sim | 90-95 dias | Regularizar rapidamente |
| Inapto | Omissão prolongada (2+ anos) | Sim, mas complexo | Varia | Contratar contador + resolver atrasos |
| Baixado/Nulo | Cancelado permanentemente | Não | N/A | Abrir CNPJ novo |
Por Que o CNPJ de um Médico PJ Fica Inapto?
Causa Principal: Omissão de Declarações por 2+ Anos
A causa mais comum é a falta de entrega de obrigações acessórias (declarações) por dois anos consecutivos.
A lei é clara: se você deixar de entregar declarações obrigatórias por 2 anos seguidos, a Receita Federal automaticamente marca seu CNPJ como inapto.
Declarações que Causam Inaptidão se Faltarem
Se você não enviar qualquer uma dessas por 2 anos seguidos, seu CNPJ fica inapto:
Mensais:
- DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais)
- GPS (Guia de Pagamento de Sindicato) – se houver funcionários
- Notas Fiscais Eletrônicas (NFe) – se emitir
Anuais:
- RAIS (Relação Anual de Informações Sociais)
- ECF (Escrituração Contábil Fiscal)
- DEFIS (se no Simples Nacional)
- DASN-SIMEI (se for MEI)
- GFIP (Guia de Recolhimento FGTS) – se houver funcionários
Outros Motivos para Inaptidão:
- Não ser localizado no endereço cadastrado
– Se Receita envia correspondência e você não está lá
– Endereço desatualizado há muito tempo - Estar suspenso por mais de 1 ano
– Se o CNPJ ficou suspenso e você não regularizou - Irregularidades comprovadas
– Documentos falsos
– Operações incompatíveis (ex: emitir nota como médico sendo cadastrado como farmácia) - Denúncia ou comunicação de órgão público
– Conselho Profissional (CRM) informando que não está atuando
– Vigilância Sanitária informando fechamento
Por Que Muitos Médicos PJ Deixam o CNPJ Cair em Inaptidão?
- Falta de organização contábil
- Médico assume que o contador está cuidando, mas não
- Contador genérico não entende obrigações específicas de médicos
- Ninguém envia as declarações no prazo
- Mudança de contador sem transição
- Médico troca de contador, novo não pega as declarações em dia
- Período de vácuo onde ninguém envia nada
- Empresa considerada “inativa”
- Médico para de trabalhar por uns meses (férias, doença, rearranjo)
- Deixa de enviar declarações pensando “enquanto não tiver movimento, não preciso”
- ERRADO! Mesmo inativa, tem que declarar
- Ignorância das obrigações
- Médico não sabe que tem que enviar DCTF, RAIS, ECF anualmente
- Pensa que pagar DAS é suficiente
- Não é!
- Problemas com certificado digital
- Certificado digital vencido ou com problema
- Não consegue acessar sistemas da Receita para enviar declarações
- Deixa passar o prazo
Como Consultar se Seu CNPJ Está Realmente Inapto
Método 1: Site da Receita Federal (Gratuito e Rápido)
Passo 1: Acesse o Portal da Receita Federal
- URL: receita.federal.gov.br
- Procure por “Consulta CNPJ”
Passo 2: Clique em “Serviços”
- Selecione “Pessoa Jurídica”
- Escolha “Consultas”
- Clique em “Consulta Situação Cadastral do CNPJ”
Passo 3: Insira seu CNPJ
- Digite o número (com ou sem pontuação)
- Clique em “Consultar”
Passo 4: Veja o resultado
- A página mostrará:
– Situação Cadastral: (Ativa, Suspensa, Inapta, Baixada, etc)
– Data da Situação: quando ficou daquele jeito
– Motivo: o porquê (se houver)
Interpretando o resultado:
Se disser “ATIVA” → Está tudo bem, sem problemas
Se disser “SUSPENSA” → Tem pendência, mas pode reverter em 90 dias
Se disser “INAPTA” → Precisa de ação urgente
Se disser “BAIXADA” ou “NULA” → Não tem reversão
Método 2: Extrato Completo da Receita Federal
Para informações mais detalhadas, você pode solicitar um Extrato Completo do CNPJ diretamente.
Como:
- Acesse o mesmo portal da Receita
- Procure por “Extrato de Contribuinte”
- Você pode baixar um PDF com todas as informações: situação, datas de pendências, débitos, etc.
Método 3: Consultar com Seu Contador
Se tiver dúvida, seu contador pode:
- Acessar sistemas específicos da Receita (com certificado digital)
- Ver histórico completo de obrigações
- Identificar exatamente qual declaração está faltando
Passo a Passo: Como Reativar CNPJ Inapto em 2026
Se seu CNPJ foi declarado inapto, aqui está o caminho para voltar à normalidade.
PASSO 1: Confirme que é Realmente Inapto (Não Cancelado)
Antes de tudo, execute o procedimento acima para confirmar:
- Acessou a Receita Federal?
- Consultou seu CNPJ?
- Está “Inapto” (e não “Baixado” ou “Nulo”)?
Se estiver “Baixado/Nulo”: Infelizmente, não tem volta. Terá que abrir novo CNPJ. Não continue este passo a passo.
Se estiver “Inapto”: Continue para o Passo 2.
PASSO 2: Identifique Quais Declarações Estão Faltando
Você precisa saber exatamente o quê não foi entregue.
Como descobrir:
- Acesse novamente a Receita Federal
- Procure por “Extrato de Contribuinte”
- Baixe o PDF completo
- Procure a seção “Declarações Omitidas” ou “Pendências”
- Anote a lista completa:
– DCTF (qual período?)
– RAIS (qual ano?)
– ECF (qual período?)
– Etc.
Exemplo:
- DCTF: janeiro/2023 até dezembro/2024 (faltam 24 meses)
- RAIS: 2023 e 2024 (faltam 2 anos)
- ECF: 2023 e 2024 (faltam 2 anos)
PASSO 3: Reúna Documentos e Registros
Você precisará comprovar a situação da empresa durante o período de atraso.
Documentos necessários:
- Contrato Social e Alterações
- Cópias de RG + CPF do sócio
- Comprovante de endereço (não acima de 3 meses)
- Extratos bancários do período de atraso (últimos 2 anos)
- Comprovantes de pagamento de impostos (se houver)
- Notas fiscais emitidas (se houver)
- Comprovante de regularidade com CRM (se médico)
PASSO 4: Contrate um Contador Especializado
Essa é a etapa CRÍTICA.
Um contador comum pode não saber como regularizar CNPJ médico inapto. Você precisa de alguém especializado que:
- Entenda de CNPJ inapto
- Saiba as obrigações específicas de médicos PJ
- Possa emitir certificado digital e-PJ (se necessário)
- Conheça o processo de reativação
- Possa negociar com a Receita se necessário
Cuidado: Alguns contadores acham “complicado” e cobram preços abusivos. Peça orçamento antes.
Custo esperado: R$ 1.500 a R$ 3.500 (depende da complexidade)
PASSO 5: Prepare e Envie as Declarações Atrasadas
O contador vai:
- Levantar dados sobre seu faturamento, despesas e atividades do período de atraso
- Montar as declarações: DCTF, RAIS, ECF, etc (tudo que estava faltando)
- Enviar para a Receita Federal junto com:
– Justificativa da omissão (ex: “problemas contábeis”, “troca de contador”)
– Comprovante de regularidade tributária - Pagar multas e juros (se houver débito)
PASSO 6: Aguarde a Reativação
Após enviar tudo, a Receita Federal:
- Valida as informações enviadas
- Verifica se está tudo regularizado
- Muda o status de “Inapto” para “Ativo”
Tempo esperado: 5 a 30 dias úteis
Durante esse período, seu CNPJ ainda pode estar bloqueado para algumas operações. Seja paciente.
PASSO 7: Confirme a Reativação
Assim que receber confirmação do contador, acesse novamente:
- Receita Federal → Consulta CNPJ
- Verifique se agora está “Ativo”
- Se sim, seu CNPJ foi reativado! 🎉
Custa Caro Reativar CNPJ Inapto? Quanto?
Custos Envolvidos
| Item | Custo Estimado |
| Contador especializado | R$ 1.500-R$ 3.500 |
| Multas/Juros (se débito) | R$ 500-R$ 5.000+ |
| Certificado Digital e-PJ (se novo) | R$ 100-R$ 400 |
| TOTAL | R$ 2.100-R$ 8.900+ |
Multas e Juros:
Se você deixou de pagar impostos além de não enviar declarações:
- Multa: 75% do valor cobrado
- Juros: 0,5% ao mês
Exemplo:
- Você não pagou DAS por 2 anos: R$ 3.000/mês × 24 meses = R$ 72.000
- Multa 75%: R$ 54.000
- Juros 0,5%/mês × 24: R$ 8.600
- Total a pagar: R$ 134.600
Por isso é tão importante não deixar cair em inaptidão.
Desconto de Multa
Boa notícia: multas podem ter desconto se pagar em até 30 dias.
Normalmente, é possível reduzir:
- 100% de desconto em juros
- 50-75% de desconto em multa
Por isso, agir rápido é crucial.
Quanto você poderia economizar com o enquadramento certo?
Simule agora sua economia tributária com um CNPJ estruturado para sua realidade médica
Sua Simulação
Veja quanto você economizará como pessoa jurídica
R$ 0,00
de economia por ano
Quanto Tempo Leva para Reativar?
Timeline Estimada
| Etapa | Tempo |
| Levantamento de dados | 2-5 dias |
| Preparação de declarações | 3-7 dias |
| Envio para Receita | 1 dia |
| Processamento Receita | 5-30 dias |
| TOTAL | 11-43 dias |
Se não houver complicações, geralmente leva 2-3 semanas.
Se houver débito ou multa alto, pode levar 4-6 semanas.
Como Evitar que Seu CNPJ Fique Inapto Novamente
Checklist Anual para Médicos PJ
- Envio de DCTF (mensal)
- Envio de RAIS (anual, até 28 de fevereiro)
- Envio de ECF (anual, até 31 de maio)
- Envio de DEFIS/DASN (anual, conforme regime)
- Envio de Notas Fiscais Eletrônicas (mensalmente, se aplicável)
- Recolhimento de DAS no prazo
- Recolhimento de INSS (GPS) no prazo
- Atualização de endereço cadastral (se mudar)
- Renovação de registro no CRM (anual)
Dicas de Ouro
- Tenha um contador especializado em médicos
- Ele sabe todas as obrigações
- Acompanha prazos
- Avisa quando está vencendo
- Receba lembretes mensais
- Peça ao contador para enviar lembretes
- Configure alertas no seu celular
- Mantenha um calendário
- Responda cartas da Receita Federal
- Se receber notificação, não ignore
- Responda dentro do prazo
- Corrija o problema imediatamente
- Mantenha documentação em dia
- Guarde extratos bancários
- Arquive notas fiscais
- Compile dados de faturamento
- Comunique-se com seu contador
- Se há mudanças (mudança de local, atividade, etc)
- Se vai parar de trabalhar (mesmo que temporariamente)
- Se tem dúvida sobre obrigação
Perguntas Frequentes: CNPJ Inapto
P: Se meu CNPJ está inapto, posso emitir nota fiscal?
R: Geralmente não. Sistemas de nota fiscal (NFe) bloqueiam CNPJs inaptos.
P: Debítos passados vão para meu CPF se não regularizar?
R: Sim. Se o CNPJ for baixado, débitos podem ser transferidos para CPF do sócio.
P: Quanto tempo o CNPJ fica inapto antes de ser cancelado?
R: Cerca de 5 anos de inaptidão, a Receita "baixa de ofício". Depois disso, sem volta.
P: Posso ter dois CNPJs (um novo e outro inapto)?
R: Não recomendado. Melhor regularizar o antigo primeiro.
P: Meu contador desapareceu. O que faço?
R: Procure novo contador especializado imediatamente. Não espere.
P: Se reativar, consigo recuperar os 2 anos perdidos?
R: O tempo de contribuição INSS será reconhecido. Mas haverá multas e juros tributários.
Checklist Final: Seu CNPJ Está em Risco?
- Você envia DCTF todo mês?
- Você envia RAIS todo ano?
- Você recolhe DAS e GPS no prazo?
- Seu endereço está atualizado na Receita?
- Você tem contador acompanhando?
- Você recebe lembretes de vencimentos?
Se respondeu NÃO para 2+ itens: seu CNPJ está em risco!
Conclusão
Um CNPJ inapto é sério, mas reversível se você agir rápido. A diferença entre reativar (possível) e cancelar (irreversível) é apenas 5 anos de negligência.
Para médicos PJ, perder o CNPJ é perder a capacidade de trabalhar. Portanto:
- Verifique hoje se seu CNPJ está ativo
- Se estiver inapto, contrate contador especializado IMEDIATAMENTE
- Se estiver ativo, implemente sistema para evitar inaptidão
O custo de prevenir (um bom contador = R$ 350/mês) é muito menor que o custo de corrigir (R$ 2.000-R$ 8.000+).
Próximos passos:
- Acesse receita.federal.gov.br e consulte seu CNPJ
- Confirme a situação cadastral
- Se inapto, procure contador especializado amanhã
- Se ativo, implemente sistema para manter assim
Move Online - Contabilidade Especializada em Saúde 💙
De contador para médico: um recado do fundador.
"Criamos a Move para transformar a contabilidade médica em ferramenta de crescimento. Aqui, o foco é permitir que o médico empreenda com segurança, pague menos impostos e tenha tranquilidade para cuidar de vidas."
Wanderson Pires
Contador e Tributarista
CRC SP 280216/O-0
