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8 sinais de que está na hora de trocar de contador
- Você não sabe em qual regime e anexo a sua empresa está, nem por quê.
- Ninguém nunca falou com você sobre o Fator R ou ajustou o seu pró-labore.
- O regime nunca foi revisado, mesmo com o faturamento mudando muito.
- Já houve multas por atraso de guias ou declarações, como a DMED.
- As respostas demoram dias ou não resolvem a dúvida.
- Você não recebe relatórios de faturamento, impostos e lucro.
- Não houve nenhuma orientação sobre a Lei 15.270 e a distribuição de lucros em 2026.
- Nada foi dito sobre a reforma tributária e a decisão de 2027.
Se você se identificou com três ou mais, provavelmente está pagando imposto a mais ou correndo riscos. Veja os sinais de que você paga imposto demais.
Quando trocar
- Em qualquer mês: a troca não depende do fim do ano.
- Melhor antes de janeiro: a nova contabilidade já simula o regime do ano seguinte, que é escolhido em janeiro.
- Evite trocar em cima de prazos grandes, como a entrega da DEFIS ou da declaração anual, sem combinar quem entrega.
- Não espere um problema crescer: se já há pendências, quanto antes a nova contabilidade fizer o levantamento, menor o custo.
Passo a passo da troca
- Escolha a nova contabilidade e assine o contrato, com a data de início.
- Leia o contrato atual: veja o prazo de aviso prévio (em geral, 30 dias) e se há multa.
- Avise a contabilidade atual por escrito, informando a data de saída e o nome da nova contabilidade.
- Combine quem entrega as obrigações do mês da troca: em geral, a atual fecha o mês de competência anterior, e a nova assume a partir da data combinada.
- Peça a transferência dos documentos (lista abaixo). A contabilidade que sai deve entregar os documentos e informações para a continuidade do serviço.
- Transfira os acessos e as procurações: e-CAC, Simples Nacional, prefeitura, eSocial e certificado digital.
- A nova contabilidade faz a revisão inicial: regime, Fator R, CNAE, ISS, retenções, declarações e pendências.
- Ajuste o que for preciso: pró-labore, emissão de notas, regime para o ano seguinte e eventuais regularizações.
Documentos para pedir à contabilidade atual
- contrato social e alterações;
- livros contábeis (diário e razão) e balanços dos últimos anos;
- declarações entregues: DEFIS ou ECF, ECD, DCTFWeb, EFD-Reinf, DMED;
- folha de pagamento, recibos de pró-labore e eSocial;
- guias pagas (DAS ou guias do Presumido) e parcelamentos em andamento;
- informes de rendimentos emitidos aos sócios;
- relação de pendências conhecidas;
- senhas, acessos e procurações em nome da contabilidade.
Guarde tudo também com você. Os documentos são da sua empresa.
O que muda depois da troca
- Revisão inicial: é comum encontrar Anexo V que poderia ser Anexo III, ISS pago em dobro ou retenções não abatidas. Veja recuperação de impostos.
- Rotina nova: como enviar documentos, quando o pró-labore é pago, como os impostos chegam.
- Planejamento: a simulação do regime e da distribuição de lucros para o próximo ano.
- Pendências: se houver, a nova contabilidade organiza a regularização. Veja como regularizar a PJ médica.
Cuidados para a troca dar certo
- Não deixe nenhum mês descoberto: combine por escrito quem entrega cada obrigação.
- Confira as guias do mês da troca antes do vencimento.
- Revogue as procurações da contabilidade antiga depois da transferência.
- Atualize o e-mail e o telefone de contato nos cadastros da empresa.
- Não aceite reter documentos por cobrança: a documentação é da empresa, e a cobrança deve seguir o contrato.
Quanto custa trocar de contador
A troca em si não tem custo de governo. Os custos possíveis são: a multa do contrato atual, se houver, e o valor da nova contabilidade. Muitas contabilidades especializadas, como a Move, não cobram para fazer a migração. Compare em planos da Move Online.
Como escolher o novo contador
Antes de contratar, confira se a nova contabilidade conhece as regras da saúde, explica o regime e o Fator R, cuida da DMED e do CRM, responde rápido e tem preço claro. Veja contador para médicos e o checklist para escolher o contador ideal.
“Criamos a Move para transformar a contabilidade médica em ferramenta de crescimento. Aqui, o foco é permitir que o médico empreenda com segurança, pague menos impostos e tenha tranquilidade para cuidar de vidas.”
Wanderson PiresContador e Tributarista · CRC SP 280216/O-0Perguntas frequentes sobre trocar de contador PJ médica
Posso trocar de contador no meio do ano?
Sim. A troca pode ser feita em qualquer mês, combinando quem entrega as obrigações do mês da transição.
Quanto tempo leva para trocar de contador?
Em geral, de 15 a 30 dias, conforme o aviso prévio do contrato atual e a entrega dos documentos.
O contador atual pode segurar os documentos?
Não deve. A documentação é da empresa, e a contabilidade que sai deve entregá-la para a continuidade do serviço. Cobranças pendentes seguem o contrato.
Trocar de contador tem custo?
Não há custo de governo. Pode haver multa no contrato atual. Muitas contabilidades especializadas não cobram pela migração.
O que a nova contabilidade revisa?
Regime, Fator R, pró-labore, CNAE, ISS, retenções, declarações entregues e pendências, além de imposto pago a mais nos últimos 5 anos.
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Falar com o WandersonConteúdo informativo, com base na legislação vigente na data de publicação. Cada caso deve ser analisado com os números da própria empresa.
